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2014年9月18日 (木)

詳細な議事録が有効なとき

 ITproのメルマガに面白いことが書いてあった。議事録というのは、通常、会議の目的、結論、アクション項目などについて、簡潔にまとめることが重要であると言われている。だが、要件定義に限っては、誰が何と言ったのかという議論の経緯を詳細に記した「分厚い議事録」も必要なのだという。少し引用する。

 この分厚い議事録があることで初めて、会議に参加しなかった関係者が、どのような議論を経て結論に至ったのかを理解できる。問題意識の高い関係者は長くても目を通すし、そうではない関係者にはパラパラとめくるだけで議論を尽くしたことが伝わる。さらに要件定義後の仕様策定や受け入れテストのとき、ユーザーから「そもそもこんな要件になっているのはおかしい」と言われたとき、要件を決めた経緯を説明するのに使える。

 私は、どちらかと言えば自社の製品を作るための組み込み技術を開発してきた技術者なので、顧客と要件定義をまとめるというフェーズはあまり経験したことがない。なので、分厚い義六を作ったことはない。だが、分厚い議事録を見たことは何度かある。確かに、結論にいたる経緯がわかるので、あとでもめる可能性のあるフェーズでは有効だろう。こういうのも現場のノウハウなのだと感心した。

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